Accord de sous-traitance

Le présent accord encadre le traitement de données à caractère personnel réalisé par PinoFlow pour le compte du Client dans le cadre des conditions générales de vente. Il constitue l'acte juridique exigé par l'article 28.3 du règlement (UE) 2016/679, dit RGPD.

Le Client agit en qualité de responsable du traitement. Il détermine les finalités et les moyens des traitements qu'il confie au service.

PinoFlow agit en qualité de sous-traitant. Il ne traite ces données que sur instruction documentée du Client, et n'en fait aucun usage pour son propre compte.

Cet accord ne concerne pas les données du Client lui-même — nom du dirigeant, adresse électronique de connexion, facturation. Sur celles-là, PinoFlow est responsable de traitement, et c'est la politique de confidentialité qui s'applique.

2.1. Nature et finalité

Le traitement consiste à héberger, mettre en forme, programmer et diffuser les contenus du Client sur les réseaux sociaux qu'il a reliés, à relever les messages et les mesures d'audience que ces réseaux renvoient, et à les lui restituer dans son espace. Il comprend, à la demande du Client, la transcription de ses récits dictés et la description de ses photos pour préparer une publication. Selon la formule, il comprend aussi l'hébergement de la page vitrine et de la page de réservation du Client, la réception des demandes de contact et des réservations de ses propres clients, l'envoi à ceux-ci des courriers électroniques de confirmation, de rappel, de changement et d'annulation, et la localisation des adresses des rendez-vous à domicile.

2.2. Catégories de personnes concernées

• Les personnes qui écrivent au Client sur ses réseaux sociaux : commentaires et messages privés ;
• Les personnes figurant sur les photographies et vidéos que le Client dépose, lorsqu'elles sont identifiables ;
• Les personnes que le Client mentionne dans le texte de ses publications ;
• Les salariés ou collaborateurs du Client auxquels il ouvre un accès ;
• Les personnes qui écrivent au Client ou réservent auprès de lui depuis sa page vitrine ou sa page de réservation.

2.3. Catégories de données

• Identifiants publics de réseaux sociaux et noms affichés ;
• Contenu des commentaires et des messages privés reçus, et des réponses envoyées ;
• Images et vidéos déposées par le Client ;
• Textes rédigés ou générés pour les publications ;
• Enregistrements vocaux du Client ou de ses collaborateurs, le temps de leur transcription, et le texte qui en est tiré ;
• Mesures d'audience rattachées à une publication : vues, portée, réactions, partages, enregistrements ;
• Pour les demandes et réservations reçues : prénom, nom, adresse électronique, téléphone, adresse du rendez-vous à domicile, date, heure, prestation ou nombre de personnes, occasion éventuelle et message libre.

Le message libre d'une réservation peut contenir une information que la personne choisit de communiquer pour être bien accueillie, par exemple une allergie. Elle n'est utilisée que pour ce rendez-vous et effacée trente jours après sa date.

Le service n'est pas conçu pour traiter des données sensibles au sens de l'article 9 du RGPD, ni des données relatives à des condamnations. Le Client s'abstient d'en introduire.

2.4. Durée

Le traitement dure le temps du contrat. Les durées de conservation propres à chaque catégorie figurent à l'article 8.

PinoFlow ne traite les données que sur instruction documentée du Client. Les conditions générales, le paramétrage de l'espace client et les actions que le Client y effectue constituent ces instructions.

Si PinoFlow estime qu'une instruction constitue une violation du RGPD ou d'une autre disposition applicable, il en informe le Client sans délai et peut suspendre son exécution jusqu'à confirmation écrite.

Lorsqu'une obligation légale impose un traitement en dehors de ces instructions, le Client en est informé avant l'exécution, sauf si la loi l'interdit pour des motifs d'intérêt public.

Les personnes autorisées à accéder aux données sont limitées à ce qui est strictement nécessaire à l'exploitation et à l'assistance. Elles sont tenues à une obligation de confidentialité de nature contractuelle ou légale.

L'accès administratif n'est ouvert qu'aux comptes disposant du rôle d'administration. Chaque accès aux données d'une entreprise est vérifié côté serveur à partir de la session, jamais à partir d'un identifiant transmis par le navigateur.

Les mesures suivantes sont en place, au sens de l'article 32 du RGPD :

• Chiffrement des échanges entre le navigateur et le service par TLS, avec redirection permanente du trafic non chiffré ;
• Mots de passe conservés sous forme d'empreintes scrypt avec sel aléatoire ; ils ne sont jamais enregistrés en clair ni consultables par l'équipe ;
• Jetons de session conservés sous forme d'empreintes SHA-256 ; le jeton d'origine n'existe que dans le cookie du navigateur, en HttpOnly et Secure ;
• Cloisonnement des données par entreprise : chaque lecture et chaque écriture sont filtrées sur l'entreprise issue de la session, et vérifiées côté serveur ;
• Limitation du nombre de tentatives de connexion, de demandes de réinitialisation et d'inscriptions, par adresse électronique et par adresse IP ;
• Base de données et outil d'administration non exposés à internet, joignables uniquement depuis le serveur lui-même ;
• Fichiers des clients enregistrés hors du dossier des sources, avec des droits restreints au compte du service ;
• Journal des incidents expurgé avant écriture : mots de passe, jetons, clés et numéros de carte n'y sont jamais consignés ;
• Sauvegardes quotidiennes de la base et des fichiers, vérifiées après création, conservées quatorze jours dans un emplacement à accès restreint.

Ces mesures sont réévaluées à mesure que le service évolue. Le Client est informé de toute évolution qui abaisserait le niveau de protection.

Le Client autorise PinoFlow à recourir aux sous-traitants ultérieurs suivants :

• OVH SAS (OVHcloud) — Hébergement du serveur, de la base de données et des fichiers — France ;
• OVH SAS — AI Endpoints — Génération assistée des textes, transcription des enregistrements vocaux et description des photos — France ;
• OVH SAS — Hébergement e-mail — Acheminement des courriers électroniques du service — France ;
• IGN — Géoplateforme (service public) — Localisation des adresses de rendez-vous et de départ ; seule l'adresse saisie est transmise, sans nom ni coordonnées de contact — France ;

PinoFlow informe le Client de tout ajout ou remplacement de sous-traitant ultérieur au moins trente jours avant sa mise en œuvre. Le Client peut s'y opposer par écrit dans ce délai ; à défaut d'accord, il peut résilier sans frais la partie du contrat concernée.

PinoFlow impose à chaque sous-traitant ultérieur des obligations de protection équivalentes à celles du présent accord, et demeure pleinement responsable de leur exécution devant le Client.

Les réseaux sociaux vers lesquels le Client publie — notamment Meta Platforms Ireland Limited pour Instagram et Facebook — ne sont pas des sous-traitants. Ils reçoivent les contenus sur instruction du Client, à travers les comptes qu'il a lui-même reliés, et les traitent ensuite pour leur propre compte, selon leurs propres conditions.

L'hébergement du service, la base de données, les fichiers et la génération assistée des textes sont situés en France.

La diffusion sur les réseaux sociaux implique une transmission des contenus à leurs exploitants, qui peuvent les traiter hors de l'Union européenne selon leurs propres garanties. Cette transmission est l'objet même du service et procède de l'instruction du Client.

Tout autre transfert hors de l'Union européenne serait encadré par une décision d'adéquation ou par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, et porté à la connaissance du Client au préalable.

8.1. Droits des personnes concernées

Lorsqu'une personne exerce ses droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition ou de portabilité auprès de PinoFlow, la demande est transmise au Client sans y répondre à sa place, sauf instruction contraire.

PinoFlow met à la disposition du Client les fonctions nécessaires pour répondre lui-même à ces demandes, et lui prête assistance dans un délai raisonnable compte tenu de la nature du traitement.

8.2. Analyses d'impact et consultation préalable

PinoFlow fournit au Client les informations en sa possession nécessaires à la réalisation d'une analyse d'impact ou d'une consultation préalable de l'autorité de contrôle.

8.3. Conservation

• Les contenus programmés et publiés sont conservés pendant la durée du contrat ;
• Les fichiers déposés sont supprimés du serveur soixante jours après leur dépôt s'ils n'ont pas été publiés, sept jours après une publication réussie, trente jours après un échec ;
• Les messages et commentaires relevés sont conservés douze mois au plus, et jamais au-delà de la durée du contrat ; un message privé retiré par son auteur est effacé dès que le réseau social le signale ;
• Les enregistrements vocaux ne sont pas conservés : ils sont lus en mémoire, transmis pour transcription, puis abandonnés dès la fin du traitement. Seul le texte obtenu est conservé, avec la publication préparée, pendant la durée du contrat ;
• Les rendez-vous et réservations sont conservés trois ans après leur date ; les coordonnées des personnes sont alors effacées, seuls la prestation, la date et le montant restent pour les statistiques du Client. Le message libre d'une réservation est effacé trente jours après le rendez-vous ;
• Les demandes reçues par la page vitrine sont conservées trois ans au plus ;
• Les sauvegardes sont conservées quatorze jours puis écrasées par rotation.

PinoFlow notifie au Client toute violation de données à caractère personnel dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance, et au plus tard dans les quarante-huit heures.

La notification décrit la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes et d'enregistrements concernés, les conséquences probables et les mesures prises ou envisagées. Lorsque ces éléments ne peuvent être fournis d'emblée, ils le sont par étapes, sans délai excessif.

Il appartient au Client, en qualité de responsable de traitement, de procéder le cas échéant à la notification à l'autorité de contrôle et à l'information des personnes concernées.

PinoFlow tient un registre des catégories de traitements effectués pour le compte du Client et met à sa disposition, sur demande écrite, les informations nécessaires pour démontrer le respect de l'article 28 du RGPD.

Le Client peut demander un audit, une fois par an au maximum, avec un préavis de trente jours, à ses frais, par lui-même ou par un auditeur indépendant tenu au secret. L'audit ne doit pas compromettre la sécurité des autres clients ni l'exploitation du service.

À la fin du contrat, une archive des données du Client lui est transmise ; il peut aussi en demander la suppression immédiate. À défaut, les données sont supprimées dans les délais ci-dessous.

Les modalités de restitution — procédure, formats, délais — figurent dans l'annexe de réversibilité, qui fait partie intégrante du présent accord.

En cas de suppression du compte, les données actives et les fichiers associés sont effacés trente jours après la demande, délai pendant lequel le compte peut être restauré sur demande du Client. À l'issue d'un essai gratuit non poursuivi ou d'un abonnement résilié, l'espace reste consultable sept jours puis le compte est fermé ; les données sont effacées deux mois après cette fermeture, délai pendant lequel le Client peut réactiver son compte en souscrivant un abonnement. Les sauvegardes existantes sont écrasées par rotation dans un délai maximum de quatorze jours. Les copies rendues nécessaires par une obligation légale de conservation sont isolées et ne font plus l'objet d'aucun traitement actif.

Chaque partie répond des dommages causés par le traitement lorsqu'elle n'a pas respecté les obligations du RGPD qui lui incombent, dans les conditions prévues par son article 82.

Le Client garantit disposer d'une base légale pour les traitements qu'il confie, et avoir informé les personnes concernées.

Le présent accord prend effet à l'acceptation du Client et demeure en vigueur pendant toute la durée du contrat, puis jusqu'à l'achèvement des opérations de restitution et de suppression.

L'acceptation est recueillie par voie électronique lors de la création du compte, conformément à l'article 28.9 du RGPD qui admet la forme électronique. La version acceptée, la date et l'heure sont enregistrées avec le compte du Client.

Toute modification substantielle est portée à la connaissance du Client au moins trente jours avant son entrée en vigueur. Les questions relatives au présent accord sont adressées à contact@pinoflow.fr.